• Contact

Vacature Office Assistent

Heerlen/Amsterdam

Standplaats: Heerlen/Amsterdam
Uren: 32-40 uur per week
Opleidingsniveau: MBO+ werk- en denkniveau

Wat ga je doen?

Als Office-Assistent ondersteun je de secretaris van het niet-uitvoerend bestuur, de audit commissie, het toezichtoverleg en de secretaris van het verantwoordingsorgaan.
In overleg met de secretaris zorg je voor een uitstekende voorbereiding, zodat het vergaderproces optimaal verloopt en de juiste opvolging plaatsvindt. Je bent een
stabiele factor waar onze secretaris altijd op kan terugvallen. Ook draag je bij aan de verdere professionalisering van de ondersteuning van ABP.

Professionele, discrete en hands-on ondersteuning en ontzorging van de secretaris waar je voor werkt;
 

  • Complex agendabeheer en het maken van afspraken op bestuurlijk niveau;
  • Jaarplanning controleren en opnemen in outlook;
  • Voorbereiden van bestuurlijke vergaderingen;
  • Uploaden van vergaderstukken;
  • Zorgdragen voor presentielijsten en naamkaartjes;
  • Onderhouden van interne en externe contacten;
  • Details afstemmen met vergaderlocaties ivm catering, zalen en faciliteiten;
  • Plannen en communiceren over audiovisuele ondersteuning;
  • Zorgen voor goede communicatie en informatie doorstroming binnen de organisatie;
  • In voorkomende gevallen notuleren van vergaderingen;
  • Afhandeling telefoontjes, ontvangen bezoekers, praktische problemen oplossen;
  • Administratieve mutaties verwerken van bestuursleden;
  • Aanwezigheid als aanspreekpunt bij bestuurlijke vergaderingen op locatie in midden Nederland.

De secretaris kan zich focussen op inhoudelijke taken. Hij/zij kan erop vertrouwen dat de afspraken en planning klopt en de nodige overleggen ingepland zijn met voldoende ruimte voor voorbereiding.

Wat zoeken we?

Je bent een spin in het web

Samen met de andere teamleden ben je de spin in het web: je ondersteunt de secretaris bij diens dagelijkse werkzaamheden. Je weet precies wat er nodig is om het proces van alle bestuurlijke overlegvormen moeiteloos te laten verlopen.
 

Je geeft meer dan secretariële ondersteuning

Secretariële ondersteuning is bij jou in goede handen. Collega’s weten dat het plannen en organiseren van complexe afspraken en vergaderingen vlot wordt opgepakt. En waar je een kans ziet om de ondersteuning van ABP verder te professionaliseren, grijp je die met twee handen aan.
 

Je doet het samen

Je werkt nauw samen met de andere Executive en Team assistenten en jullie vervangen elkaar bij afwezigheid. Je zorgt voor een goede onderlinge communicatie en coördinatie t.b.v. de vergaderingen van o.a. het bestuur en de commissies.
 

Je bent een stabiele factor

Met jouw ondersteuning ben jij een stabiele factor. Je werkt zelfstandig en bent proactief. Daarnaast heb je een organiserend en improviserend vermogen. Je kunt snel schakelen tussen verschillende taken en werkzaamheden. Hierin ben je flexibel en dienstverlenend.

Wat is jouw profiel?

Jouw basis

√ Je hebt een mbo+ werk- en denkniveau;

√ Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden;

√ Je hebt oog voor de gevoeligheden binnen een organisatie;

√ Je hebt goede computervaardigheden en kennis van MS Office;

√ Je bent van nature klantvriendelijk;

√ Ervaring met de pensioensector is een pre.

Wat bieden we?

  • Een zelfstandige functie in een uitdagende werkomgeving
  • Een dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling
  • We bieden je een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden, zoals:
    • flexibel indelen van je werktijd
    • hybride werken is in overleg mogelijk (thuis of op een van onze prachtige kantoren)
    • een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,33%
    • een mobiliteitsbeleid op basis 1e klas OV
    • een flexbudget van 15% per maand
    • € 850,00 om je werkplek thuis in te richten
    • Natuurlijk is ook je pensioenopbouw goed geregeld bij ABP.

Over ABP

Samen bouwen aan goed pensioen

ABP is al 100 jaar het pensioenfonds voor mensen die werken bij de overheid, in het onderwijs en een aantal zelfstandig aangesloten werkgevers. 1 op de 6 mensen in Nederland ontvangt nu of in de toekomst pensioen van ABP. Bijna 3.500 werkgevers zijn bij ons aangesloten. We hebben de opdracht om de pensioenregeling uit te voeren zoals die door de sociale partners in de Pensioenkamer is vastgesteld. ABP bepaalt hiervoor de strategie en het beleid.

We zijn een van de grootste pensioenfondsen ter wereld, onze invloed is groot. We zorgen dat onze beleggingen bijdragen aan een duurzame wereld. Want we denken ook aan de generaties die na ons komen.

We geloven in de kracht van samen

We geloven in de kracht van samen pech en geluk delen en schaalvoordelen benutten. We zorgen ervoor dat we met de ingelegde premie op een duurzame en verantwoorde manier kapitaal opbouwen en behouden. Goed pensioen is betaalbaar, toereikend, stabiel, goed uit te leggen en uit te voeren. Zo blijft pensioen een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde.

Mensen staan bij ons voorop

Wij bedienen alle mensen die pensioen opbouwen in de sectoren overheid en onderwijs. Achter iedereen zit een uniek verhaal. Een gezin. Een verantwoordelijke baan. Een huis. Een overtuiging. Ook pensioen verdient persoonlijke aandacht, vooral op de momenten die ertoe doen in het leven. Juist daarom geloven we dat persoonlijke beleving centraal moet staan in onze collectieve dienstverlening. Zo bouwen we samen aan goed pensioen.

Onze kernwaarden

  • we zijn betrokken bij iedere deelnemer
  • we zijn de pensioendeskundigen voor deelnemer, werkgever en samenleving
  • we werken aan een duurzaam pensioen in een duurzame wereld

Enkele feiten

  • € 550 miljard vermogen (eind 2023)
  • kantoren in Heerlen en Amsterdam 
  • 50 medewerkers 

De operationele uitvoering van de pensioenregeling is uitbesteed aan APG. Bij ABP streven we naar een diverse en inclusieve organisatie waar iedereen zich thuis voelt. Waarom? Omdat we geloven dat diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid essentieel zijn voor ons succes. Onze organisatie floreert dankzij de unieke perspectieven, kennis en ervaringen van onze medewerkers. We bieden al onze medewerkers de kans om hun talenten verder te ontwikkelen en streven naar een open, veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en haar/zijn/hen volledige potentieel kan benutten.

Meer informatie over onze organisatie vind je op www.abp.nl

Contact

Heb je interesse in deze vacature? Wij leren jou graag kennen! 

Voor meer informatie:

- Over de functie kun je terecht bij Corine Werner: 
corine.werner@abp.eu telefoonnummer +31 (0)6 26 96 83 76

- Over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Mary Jeo:
Maryjeo.slabbekoorn@abp.eu telefoonnummer +31 (0)6 10 68 57 71

Een pre employment screening maakt onderdeel uit van het sollicitatieproces.

Bij ABP werven we zelf nieuwe collega's. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.