Goede voorbereiding is het halve werk

Om medewerkers pensioenbewuster te maken heeft de Gelderse MBO-school Rijn IJssel vorig jaar twee pensioenambassadeurs benoemd. De medewerkers HR Beheer Lidia Duran en Dennis Klein vertellen over hun ervaringen en hoe zij met een goede voorbereiding het meeste uit hun gesprekken proberen te halen.

Eerst de 60-plussers

Rijn IJssel telt ongeveer 1.500 medewerkers en bijna 1 op de 5 is 60-plusser, vertelt Dennis. ‘In het begin hebben we ons heel bewust op die groep gericht. Omdat seniorenverlof en dagelijkse werktijdverkorting ook onderdeel zijn van de cao, zijn daar veel vragen over.’ Het ging niet vanzelf, maar inmiddels begint het aardig te lopen. Ze hebben aan hun naamsbekendheid gewerkt, waardoor de collega’s hen nu gelukkig beter weten te vinden. De aanvragen komen via HR-adviseurs, managers, teamleiders maar voornamelijk nu via-via. ‘We staan op intranet en hebben een algemene mailing verstuurd aan alle collega’s boven de 60. Ook hebben we ons voorgesteld op voorlichtingsbijeenkomsten van het ABP. Maar uiteindelijk willen we ook zeker een jonger publiek aanspreken als het gaat om de mogelijkheden voor duurzame inzetbaarheid en pensioenbewustzijn.’ Lidia vult aan: ‘Deze maand hebben we tijdens een festival voor het personeel twee pensioenworkshops gegeven. Onder de 50 deelnemers zagen we toch ook een enkele jongere, dat doet ons natuurlijk goed!’

Slim doorverwijzen

In het afgelopen jaar hebben ze ongeveer 25 gesprekken gevoerd. Lidia: ‘De eerste paar gesprekken deden we samen, want samen weet je meer dan alleen. In het begin ben je toch benieuwd welke vragen er allemaal komen’. Maar al snel werden Dennis en Lidia zekerder van hun zaak omdat ze al behoorlijk wat kennis hadden opgedaan. De uitzonderingen maken het nu soms nog moeilijk en ook het uitleggen van berekeningen achter de bedragen in MijnABP is voor hen een brug te ver. De kaders hebben ze pas in de praktijk geleerd: ‘In het begin waren we echt zoekende, wat hoort bij ons? Dat wordt steeds minder vaag. Daardoor kunnen we ook beter vertellen wat we doen en voor andere vragen doorverwijzen naar ABP of een financieel adviseur.’

Goede voorbereiding

Inmiddels hebben ze 1 á 2 gesprekken per week. Dat is ook wel nodig om er routine in te blijven houden. Lidia: ‘Elk gesprek is anders, het gaat altijd om je eigen situatie. Veel collega’s delen persoonlijke verhalen en toekomstplannen.’ Dennis: ‘Meestal is de insteek minder werken of eerder stoppen. We kijken dan samen maar seniorenverlof en deeltijdpensioen. We vragen voorafgaand aan het gesprek om de belangrijkste vragen waarop je een antwoord wilt krijgen op de mail te zetten, zodat we hierop kunnen voorbereiden en waar nodig salarisberekeningen met verlofsituaties of deeltijdwerken kunnen maken. Verder vragen wij of ze willen nadenken wanneer ze met pensioen willen gaan en wat zij denken nodig te hebben aan pensioeninkomen als ze stoppen met werken.

MijnABP als leidraad

Lidia: Wij vragen de medewerkers een eigen laptop mee te nemen en loggen dan samen in. We nemen de stappen door in MijnABP als leidraad en leggen uit wat het allemaal betekent. We slaan de pensioenplannen op de eigen computer op, zodat mensen het nog eens rustig thuis kunnen bekijken. Sommigen zijn al bewust met pensioen bezig, die zoeken alleen bevestiging. De collega’s die al gekeken hebben in MijnABP zijn alleen nog bang dat ze iets gemist hebben. Bij anderen merken wij dat ze nog weinig of nooit in MijnABP hebben ingelogd en onbekend zijn met de regelingen.’

Hoge waardering

Collega’s waarderen de gesprekken met een 8,5 gemiddeld (de anonieme evaluatie heeft een response van 90%). Dennis: ‘Ze zijn vooral dankbaar dat we de tijd nemen om dingen goed uit te leggen. Velen zijn ook opgelucht omdat we goed nieuws brengen. Ze denken namelijk bijna altijd dat ze verplicht moeten doorwerken tot de AOW-leeftijd en zijn verrast als eerder stoppen toch mogelijk blijkt te zijn.’ De collega’s vinden het ook vertrouwd dat ze van HR zijn.

Afspraken over tijd

Qua tijd komen ze soms wel in de knoei. Dennis: ‘Als we het goed willen aanpakken kost het toch al snel 4 uur per week per persoon. Er zijn voor deze nieuwe rol vooraf geen afspraken gemaakt over het aantal uren in de week. De hele doelgroep tegelijk bedienen is op dit moment niet haalbaar, planning is daarom belangrijk. We proberen 1 uur in de week samen te zitten maar dat lukt niet altijd. Ook zijn we nog niet aan alle online modules toegekomen van de pensioenacademie, die willen we nog echt wel volgen. Het zou helpen als we zo af en toe een reminder ontvangen dat we nog wat nieuwe modules hebben of misschien op de terugkomdagen samen te doen.’ Daarnaast zouden ze veel meer met de medewerkers willen delen over belangrijke pensioenweetjes. Bijvoorbeeld informatie over het zelf regelen van het nabestaandenpensioen als medewerkers een samenlevingsovereenkomst hebben. Maar op dit moment ontbreekt daarvoor helaas nog de tijd.

Evaluatie pilot

Voor de start volgden Lidia en Dennis de 3-daagse opleiding in samenwerking met ABP voor MBO-scholen in Den Bosch. Ze zijn vooral ook blij met de training gesprekstechnieken omdat ze beiden daar weinig ervaring mee hadden. Ook de terugkomdagen zijn zeer welkom en ze wonen zoveel mogelijk landelijke ABP-workshops bij om goed op de hoogte te blijven. Ter voorbereiding hebben Dennis en Lidia ook contact met de politie gehad, om te leren van hun ervaringen. De pilot wordt binnenkort geëvalueerd. Onderwerpen zijn -naast de tevredenheid- het aantal gesprekken, de duur, welke faciliteiten zijn nodig en wat verwachten we voor de toekomst. Ze zijn het erover eens dat er duidelijk een behoefte is en ze verwachten dat deze zal toenemen in de toekomst. Ze merken namelijk uit de reacties dat deze rol echt iets toevoegt. Wel benadrukken de ambassadeurs dat draagkracht vanuit de organisatie een belangrijke voorwaarde is, anders komt het niet van de grond.

Tips

Dennis en Lidia hebben de volgende tips voor andere werkgevers:

  • Draagkracht in de organisatie is ontzettend belangrijk.
  • Voldoende tijd reserveren, zeker in het begin. Je moet er behoorlijk hard aan trekken voordat het balletje gaat rollen.
  • Je hebt een afgesloten vergaderruimte nodig voor de (zeer persoonlijke) gesprekken.
  • Per gesprek reserveren we een uur, maar we houden in de agenda rekening met uitloop. Als we na een uur merken dat we nog veel meer tijd nodig hebben plannen we een vervolggesprek.
  • Houd rekening met de emotionele impact van het samen op de knop drukken, het is voor collega’s een hele andere fase waar ze in komen.