Kansen pakken, regie op je eigen loopbaan

Levensfase ambassadeurs ondersteunen sinds januari 2018 werknemers van de provincies met vragen over alle keuzes die zij in hun werkzame leven maken. Ze helpen hun collega’s met in kaart brengen van de mogelijkheden en de financiële effecten.

De levensfase ambassadeur is een laagdrempelige gesprekspartner voor vragen over sparen (geld of verlof), voor nu (sabbatical, ouderschapsverlof) of voor later (pensioen). Ze faciliteren de werknemers bij het maken van keuzes in iedere levensfase. Projectleider werkgeverszaken Richard van der Mast licht toe: ‘Hiermee bevorderen we ook de mobiliteit in de sector. We willen dat mensen hun kansen pakken en zich niet laten hinderen door de veronderstelling dat iets teveel kost. Daarnaast willen we dat mensen gezond hun AOW-gerechtigde leeftijd bereiken, ook als die opschuift.’

Regie op eigen loopbaan

In de cao van 2017-2018 is meer verantwoordelijkheid belegd bij de medewerkers zelf, zij hebben heel duidelijk de regie gekregen over hun eigen loopbaan. Richard: ‘Dat kan natuurlijk alleen als ze het effect van hun eigen beslissingen goed kunnen inschatten’. De nieuwe cao kent geen vervaldatum meer voor de verlofuren die je koopt. Daardoor is het mogelijk om tijd te sparen richting toekomst voor pensioen of sabbatical of zorgverlof. Dit heeft natuurlijk wel fiscale consequenties, als het gaat over de uitruil van tijd en geld.

De totstandkoming van de cao was een vrij uniek proces, vertelt Richard. ‘In plaats van de gebruikelijke onderhandelingen over de inzetbrieven van vakbonden en werkgevers hebben we het dit keer anders aangepakt. We hebben samen met mensen uit de sector (cocreatie) een aantal onderwerpen geïnventariseerd die voor ons belangrijk waren, zowel voor de ontwikkeling van de sector als voor de werknemers. Eén van de drie gekozen thema’s was werken aan werk; naast de aandacht voor resultaten boeken, moest er meer balans komen in de ontwikkeling van werknemers. Zij moesten zelf meer regie op de eigen loopbaan krijgen. We hebben de beoordelingscyclus volledig afgeschaft en afgesproken dat de vorm vrij is: hoe vaak leidinggevende en werknemer met elkaar in gesprek gaan en hoe bepalen ze zelf. Je bent zelf verantwoordelijk, bepaalt zelf waar je je geld voor inzet.’ Bovendien onderkenden we dat er collega’s zouden moeten komen met wie je een onafhankelijk gesprek kunt aangaan, die geen belang hebben bij je keuze en je goed voorlichten.’ Ze hebben uitgebreid gesproken met de sector politie, die hier al ervaring mee had opgedaan. Vervolgens is gestart met de werving en selectie van geschikte kandidaten. Ook is gekeken naar de pilot pensioenbewustzijn bij de waterschappen; naar aanleiding daarvan is besloten ook te gaan werken met een financiële loopbaanplanner.

Diversiteit

Richard vond de werving best spannend: ‘De vraag was: hoe komen we aan de juiste mensen? Omdat van P&O’ers, die al veel kennis hebben, wordt verwacht dat ze vooral denken in het belang van de werkgever, stond de vacature voor iedereen open. De cao partijen wilden een mix van mensen, samen schreven we een wervende tekst voor op intranet, met als belangrijke competenties duidelijke interesse in mensen, voorlichting geven, affiniteit met cijfers en pensioenen.’

In iedere provincie reageerden gelukkig meer kandidaten dan de 2 plekken die te vergeven waren. Richard: ‘We hebben het bij 2 gehouden, omdat we eerst willen ondervinden of er voldoende vraag is.’ Ze zijn eind 2017 gestart met de opleiding, waarin werken met MijnABP en gesprekstechnieken aan de orde kwamen. Het is een gemêleerd gezelschap, met zeer verschillende achtergronden: financieel, P&O, voorlichting of veel ervaring met gesprekken voeren. Ook qua leeftijd is er diversiteit. Volgens Richard is het daarom ook heel verschillend hoe de ambassadeurs hun taak oppakken. De gelegenheid die ze in hun werkomgeving krijgen is medebepalend voor het resultaat, net als de beschikbare alternatieven. Waar P&O erg actief is op dit gebied, lopen de collega’s minder snel naar de levensfase ambassadeur. En vanwege het generatiepact hebben mensen soms daarover al een goed gesprek gehad met een specialist.

Het werk wordt uitgevoerd naast een andere hoofdtaak, in eerste instantie voor 2 jaar. Eind 2019 worden de resultaten geëvalueerd. In de cao staat voor de taak 2 dagen in de week, in de praktijk besteden ze er gemiddeld tussen de halve dag en 2 dagen per week aan.

Kennisintensief

De levensfase ambassadeurs moeten behoorlijk wat kennis onderhouden, veel weten over de regels. Daarvoor duiken ze in de cao of in andere reglementen en overleggen ze met de verschillende specialisten. Richard: ‘Als je weinig gesprekken voert krijg je nooit voldoende bagage om dit goed te kunnen. Eén van de 25 opgeleide ambassadeurs is om die reden gestopt’. De ambassadeurs spreken elkaar regelmatig om van elkaar te leren. Twee keer per jaar is er een themadag waar wijzigingen in de wetgeving besproken worden en andere ontwikkelingen, onder andere in samenwerking met ABP. Ook wisselen ze ervaringen uit en bespreken ze waar ze tegenaanlopen. Na de zomer start de evaluatie. Begin juli is de volgende terugkomdag, de evaluatie is dan onderwerp van gesprek.

Weten waar je aan toe bent

‘Er is duidelijk behoefte aan’, zeggen Jeannette van der Wielen en Léon van Steenveldt, levensfase ambassadeurs in de provincie Gelderland. Hij is beleidsmedewerker in een team dat verantwoordelijk is voor de uitvoer van de wet Bibob en zij coacht nu collega’s maar was voorheen projectleider Bedrijfsvoering. Daarnaast voerden ze inmiddels levensfasegesprekken met 90 collega’s. Léon: ‘Ieder gesprek is anders, dat maakt het zo boeiend. Laatst sprak ik op een dag met iemand over haar zwangerschapsverlof en daarna wilde een collega weten of hij eerder met pensioen kan.’ Jeannette vult aan: Het is echt heel erg leuk, vooral omdat wat je doet heel waardevol is. Iemand komt binnen met een vraag en loopt met een glimlach de deur uit. Mensen vinden het fijn om te weten waar ze aan toe zijn.’ Waarde toevoegen was ook de reden voor haar sollicitatie. Toen ze in het verleden zelf met sabbatical ging moest ze alles zelf uitzoeken. Ze vertelt: ‘Ik was vervolgens zelf beter op de hoogte dan mijn HR-manager en P&O-adviseur, dat verbaasde mij toen echt. In mijn ervaring stellen mensen belangrijke beslissingen uit of nemen ze die juist te snel, omdat ze niet weten wat er kan. Wij zoeken dingen echt helemaal voor ze uit. Dat kostte de eerste maanden superveel tijd.’

Netwerken

Léon stelt dat het op elk moment in je carrière relevant is om risico’s af te dekken en tijdig te gaan sparen. De ambassadeurs beklimmen elk podium om jong en oud te bereiken. Bij de introductie van de nieuwe cao stonden ze op de informatiemarkt, ze geven teampresentaties. Het algemene servicepunt voor collega’s verwijst naar hen door en ze zijn te vinden via intranet. Steeds meer collega’s weten hen dan ook te vinden. Belangrijkste blijft toch de mond-tot-mondreclame. Volgens Jeannette dekt het algemene verhaal nog niet de lading, ‘En pas als je elkaar spreekt zeggen ze: Oh maar wacht even, dat is interessant! Wil je op de afdeling daarover vertellen?’ Ook netwerken is belangrijk voor het werk van de ambassadeurs. In Gelderland hadden ze geluk met een erg actief seniorennetwerk. Die informeerde haar leden over de komst van de levensfase ambassadeurs en dat leverde al snel gesprekken op. Ook de verhuizing naar een nieuw gebouw speelde een rol bij de vliegende start. Jeannette: ‘We merkten dat sommige collega’s moeilijk konden wennen aan de open kantoorruimte. Minder werken of vervroegd met pensioen gaan was daarom erg in trek. Er waren goede vertrekfaciliteiten voor 60+ers en we keken ook naar mogelijkheden van baan naar baan.’ Tot nu toe spraken ze daarom vooral 60+ collega’s, maar door de olievlekwerking komen er steeds meer jongere collega’s op gesprek. ‘Dan praten we ook over voor jezelf beginnen, of hoe je verlof kunt inzetten’, zegt Léon. Ze weten inmiddels waar ze de informatie kunnen vinden en hebben al veel zin om zich ook in andere onderwerpen in te verdiepen.

De jeugd wil een app

We maken een lijstje van thema’s die jongeren aanspreken, zoals ouderschapsverlof. Het zou zeker handig zijn om een lijstje te hebben van alle hot items per levensfase, en hoe kun je collega’s daarbij het beste kunt begeleiden. Want er zijn soms grote verschillen tussen hoe generaties leren en communiceren. Als je weet waar de uitdagingen en vooroordelen zitten is het makkelijker om elkaar te begrijpen. Je kunt alles wel standaard op een website zetten, maar de manieren van informeren zijn gewoon divers. Bijvoorbeeld: wij geven een boekje, maar de jeugd wil een app. Het lange verhaal moeten we vertalen naar korte teksten in een app, met doorverwijzing waar je terecht kunt als je meer wil weten. We moeten dus zoeken naar andere communicatiemanieren om elke generatie te bereiken. Een leuk voorbeeld uit de praktijk: onze manager huisvesting deed onderzoek naar het werken in de nieuwe kantoortuin. Wat bleek? Ruim 25% van de collega’s wilde weer terug naar een eigen kamer met een eigen bureau. Maar tegelijkertijd wil ook ruim 25% nog opener, nog flexibeler werken. Hoe los je dat op? Ze gaan nu per team in gesprek om de wensen te horen en daar zoveel mogelijk op aan te sluiten. Je kunt niet één maatregel treffen om iedereen te bereiken, en wat voor jou werkt hangt van zoveel factoren af.’

Vitaliteit

Jeannette ziet in de toekomst een taak voor een vitaliteitscoach, die nog meer de nadruk legt op duurzame inzetbaarheid. ‘Uit de actualiteit blijkt dat steeds meer jongeren een burn-out krijgen. Ook hebben we gesprekken met collega’s die mantelzorger zijn. Ik denk dat we ook voor hen iets kunnen betekenen. Hoe zorgen we dat ze op tijd hulp zoeken, niet als het al te laat is. De provincie werkt nu aan een vitaliteitspact, om te zorgen dat werknemers zo lang mogelijk vitaal kunnen blijven werken.

Léon: ‘Omdat dit een autonome functie is, kunnen we ook echt zelfstandig doen wat nodig is. Dat we geen onderdeel van P&O zijn, blijkt prettig voor collega’s. Verder hebben wij geen overleg of afstemming  met hun leidinggevende en we kijken natuurlijk breder dan alleen naar pensioen.’ Dat autonome heeft volgens Léon ook nadelen: ‘We merken dat HR-managers erg verschillend omgaan met de mogelijkheden. Dit hangt soms ook af van de onderlinge verstandhouding tussen de HR-manager en de medewerker. Bij de één mag al snel iets, bij de ander is het heel moeilijk. Soms wil iemand dat de manager bij het gesprek zit, een ander ziet zijn manager liever gaan dan komen. Voor ons is dat ook lastig, we zeggen dat iets kan volgens een bepaalde regeling, maar je weet niet wat er in de onderlinge relatie of het verleden nog heeft gespeeld. Ik pleit er binnen onze organisatie voor meer een lijn te trekken, er is eenduidig beleid nodig.’

Geslaagd

Wanneer is de aanpak geslaagd? Voor de hand liggende criteria zijn het aantal gevoerde gesprekken en de tevredenheid over het gesprek. Richard: ‘En die gesprekken zijn stuk voor stuk al een succesje. De gemiddelde leeftijd van ons personeel is tegen de 50, en ze zitten behoorlijk lang op zelfde plek. We zijn een kennisintensieve organisatie, het is belangrijk om mensen meer in beweging krijgen. We willen af van statische functies, en stimuleren mensen om na een paar jaar iets anders gaan doen. Zo wordt je ook gedwongen om na te denken over het werk wat gedaan moet worden en wat je daarvoor nodig hebt. Waarden die daarbij horen zijn risico’s durven nemen, flexibiliteit en mobiliteit.

Jeannette en Léon zijn erg benieuwd naar de landelijke evaluatie, maar vinden hun werk zelf ook al een succes. Jeannette: ‘En dan bedoelen we voor ons persoonlijk én voor onze collega’s. Collega’s geven terug dat ze de gesprekken heel fijn vinden, ze vertrekken vrolijk, zijn vaak blij met resultaat. Soms zijn ze blij dat ze nog even afgestemd hebben, want dan blijkt dat ze toch nog iets niet wisten. Altijd goed om dat te verifiëren. Léon beaamt dat hij ook energie krijgt van leuke gesprekken en iets bij kunnen dragen. ‘We leren onze eigen provincie goed kennen. Ik wil altijd weten wie ik voor me heb, en wat die persoon doet. Dat levert leuke gesprekken op. Onze functie wordt gaandeweg steeds inhoudelijker. Ik vraag mensen: Heb je ooit naar MijnABP gekeken? Nee, zullen we dat dan nu samen doen? En krijg dan als reactie: oh dat is wel interessant. Uit zichzelf zijn veel mensen er niet mee bezig, ze denken er gewoon niet aan.’

Coachen

Jeannette heeft veel profijt van haar achtergrond als coach, want het houdt niet op bij puur de regels kennen: ‘Je krijgt mensen aan tafel met emoties, die bijvoorbeeld willen stoppen maar dat niet kunnen. Dat die coaching vaardigheden zo belangrijk zijn, was vooraf niet bekend. Binnen onze organisatie gaat het ook steeds meer die kant op. We vullen een gat, HR-managers hebben vaak niet genoeg tijd. Echt luisteren. Klankbord zijn. Die menselijke factor maakt het ook mooi. Elke persoon komt met een andere reden, een ander verhaal. Hoe kan ik die persoon het beste helpen? We geven geen advies, we vertellen alleen wat er mogelijk is. De keuzes moeten ze uiteindelijk zelf maken. Ik ben een soort encyclopedie.’ Ook voor Léon is duidelijk dat coaching vaardigheden nodig zijn: ‘Toen we begonnen wisten we niet precies wat te verwachten. We zijn heel verschillend qua persoon, en vullen elkaar goed aan. Gelukkig hadden we wel dezelfde gedachten over deze taak. Behalve uitleggen wat er mogelijk is, bieden we ook een luisterend oor. We horen wat niet goed gaat, waar collega’s mee zitten. Dit hadden we niet verwacht, die persoonlijke verhalen drukken een stempel op het gesprek. Voor mij is het coachen een ontwikkeling waar ik mee verder wil, en daar ga ik mijn eigen opleidingsbudget voor inzetten.’

Regelmatig overleg

Natuurlijk valt er ook altijd wat te verbeteren. Jeannette vindt het interessant dat de terugkomdag vorig jaar december samen met P&O werd gehouden, waardoor ze nuttige informatie vergaarde. Maar er was helaas weinig tijd om ervaringen uit te wisselen met andere ambassadeurs. Ik word graag op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen, en bijvoorbeeld hoe regels te interpreteren. Door regelmatig overleg met de levensfase ambassadeurs kunnen we ervaringen delen.’

Verder hebben de provincies in 2018 hebben ook gewerkt met de financiële loopbaanplanner Mijn Geldzaken. Dat bleek veel te ingewikkeld voor mensen die niet dagelijks met deze materie bezig zijn, en daarom is het abonnement na een jaar weer beëindigd. ‘We gebruiken nu tools van het NIBUD, en zijn benieuwd naar de uitrol van Helder Overzicht & Inzicht in MijnABP’, vertelt Richard.

Verbinden met andere organisaties

Vragen komen zelfs van buiten de provincie. Jeannette: ‘De gemeente Arnhem wilde een workshop over MijnABP, maar ABP had geen mensen op korte termijn en verwees naar ons. We hebben een paar workshops gegeven. Veel mensen doorgronden niet de pensioenmogelijkheden. In een workshop komen deze mogelijkheden en de persoonlijke wensen wel aan de orde. Samen met de provincies heeft Richard een netwerk opgezet voor het delen van informatie. Bijvoorbeeld als iemand een handig formulier of een voorblad maakt, en om elkaar te inspireren.

Eerder stoppen

Jeannette is van plan om op haar 60e te stoppen. ‘Dat heb ik op mijn 50e besloten toen ik in MijnABP ging kijken.’ Met haar Individueel Keuze Budget is ze nu aan het sparen voor extra verlof om bijvoorbeeld eerder te stoppen. Léon is als persoon geïnteresseerd in regeltjes, en vindt het leuk om op de hoogte te zijn en uit te kunnen leggen aan anderen, vertalen wat dit inhoudt. ‘Ik ben nu 51 jaar, dus ik mag nog even. Ik was er altijd al mee bezig, vind het een interessant onderwerp. Ik kom uit ook de bank- en verzekeringswereld. Soms spreek ik mensen die 55 zijn en nooit naar hun pensioen hebben gekeken en die zich nu pas afvragen of hun pensioen wel voldoende is. Zonde! Dan ben je echt te laat als je bijvoorbeeld eerder wil stoppen. Ik vind het daarom belangrijk om ook  jonge collega’s voor dit onderwerp warm te krijgen.’

Tips

  • Wil je starten, doe het gewoon. Bied de mogelijkheid en dan zal vanzelf blijken dat er behoefte is. 
  • Wij richten ons op alle levensfasen. Dit heeft in het kader van pensioen ook als voordeel dat we eerder contact hebben met de  jongere doelgroep. Vaak is het lastig het pensioenbewustzijn voor de jongere collega’s te vergroten, maar als wij al met ze aan tafel zitten kunnen we ook dit onderwerp meenemen.
  • Communicatie/PR is erg belangrijk, hoe deze dienst te introduceren.
  • De taak wordt heel verschillend wordt opgepakt. Belangrijk hierin is hoeveel tijd je krijgt om hier invulling aan te geven. Ook of het je eigen keus is en je er warm voor loopt.
  • Sommigen worden aangewezen, anderen moesten solliciteren.
  • Bij de helft van de gesprekken gaat het om het uitleggen van MijnABP. Dit kan ook in plenaire sessies, in samenwerking met ABP.
  • Niet vanuit de organisatie denken. Het is waardevol voor werknemers om met een collega te kunnen praten die met hen meedenkt en niet staat voor het belang van de organisatie.